Ein bedeutender Aspekt des Projektmanagements ist die effektive Kontrolle der Interessenvertreter, bekannt als Stakeholdermanagement. Es ist essentiell für die Aufnahme der Wünsche, Hoffnungen und Sorgen der Stakeholder ins Projektmanagement. Dies kann erreicht werden, indem das Projektteam beständig Stakeholder identifiziert, sie analysiert und sie kontinuierlich miteinbezieht. So erhöht man die Beteiligung und Mitarbeit der Stakeholder, verringert mögliche Konfliktsituationen und sichert den positiven Ausgang des Projekts.
Der Prozess beginnt, indem man die Stakeholder ermittelt. Hierbei kann es sich sowohl um interne Teilnehmer als auch um externe Beteiligte handeln, etwa Kunden, Angestellte, Zulieferer oder Aufsichtsbehörden, aber auch Interessensverbände oder die allgemeine Öffentlichkeit. Mithilfe eines Stakeholder-Registers wird festgehalten, wer in das Projekt involviert ist und welche Erwartungen und Bedürfnisse diese Personen oder Gruppen haben.
Bei der folgenden Analyse werden die einzelnen Stakeholder genau unter die Lupe genommen: Wo liegen deren Interessen, wo können sie Einfluss nehmen, welche Prioritäten haben sie und wie könnten sie das Projekt beeinflussen? Dadurch können die Stakeholder in verschiedene Kategorien eingeteilt und ihr Stellenwert für das Projekt bestimmt werden. Werkzeuge wie eine Matrix zur Darstellung des Interesses und Einflusses von Stakeholdern können hierbei helfen, die Daten zu ordnen und zu gewichten.
Die Miteinbeziehung der Stakeholder ist ein Prozess, der sich über die gesamte Projektdauer erstreckt. Dabei gilt es darauf zu achten, dass deren Wünsche und Bedenken stets Beachtung finden. Dafür setzt man auf kontinuierlichen Austausch, etwa in Form von Workshops, Meetings oder durch Einbezug der Stakeholder in Entscheidungsprozesse. Um die Abstimmung und Durchführung zu lenken, empfiehlt sich ein Kommunikationsplan.
Um Vertrauen bei den Stakeholdern zu erzeugen und sicherzustellen, dass diese stets informiert sind, ist eine offene, transparente Kommunikation entscheidend.
Erkennt man Konflikte unter den Stakeholdern frühzeitig, kann man gezielt entgegenwirken und verhindern, dass das Projekt Schaden nimmt.
Stakeholdermanagement ist keine Einmal-Maßnahme. Es bedarf kontinuierlicher Überwachung und gegebenenfalls Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Stakeholder im gesamten Projektverlauf zufriedengestellt sind.
