Wie man den Arbeitsaufwand in agilen Projekten richtig einschätzt

Die Schätzung von Arbeitsaufwand und benötigter Zeit sind eine Herausforderung, wenn man von gewohnten PM-Methoden auf agile Frameworks umsteigt. Zu verschieden ist der Ansatz in agilen Umgebungen - und doch so erfolgversprechend, sobald das Team den neuen Weg akzeptiert und verinnerlicht hat.

Denn durch den Einsatz spezifischer Techniken und Best Practices kann Arbeitsaufwand auch in agilen Teams präzise eingeschätzt und dennoch flexibel geplant werden.

Grundlagen der agilen Planung

Agile Planung unterscheidet sich von traditionellen Planungsmethoden durch ihren iterativen und inkrementellen Ansatz. Anstatt einen festen Plan für das gesamte Projekt zu erstellen, wird die Planung in kurzen Zyklen durchgeführt. Diese werden Sprints oder Iterationen genannt und ermöglichen eine flexible Anpassung an Veränderungen und kontinuierliche Verbesserung.

Die Rolle des Product Backlogs

Der Product Backlog ist eine priorisierte Liste von Aufgaben, Anforderungen oder Funktionen, die das Team im Verlauf des Projekts bearbeiten muss. Der Product Owner ist verantwortlich für die Verwaltung und Priorisierung des Product Backlogs, basierend auf den geschäftlichen Zielen und dem immer wieder eingeholten Kundenfeedback.

Techniken zur agilen Schätzung

Es gibt verschiedene Techniken zur Schätzung des Arbeitsaufwands in agilen Projekten, darunter:

Planning Poker
Diese Methode verwendet Karten mit Zahlen, um den geschätzten Aufwand für jede Aufgabe anzuzeigen. Teammitglieder diskutieren ihre Schätzungen und einigen sich auf einen Konsens.
T-Shirt-Größen
Aufgaben werden in Kategorien wie S, M, L und XL eingeteilt, die den geschätzten Aufwand grob repräsentieren. Diese Technik ist nützlich für eine schnelle und unkomplizierte Schätzung.
Relatives Schätzen
Aufgaben werden relativ zueinander geschätzt, indem sie mit anderen, bereits abgeschätzten Aufgaben verglichen werden. Dies hilft, den Arbeitsaufwand in Bezug auf ähnliche Aufgaben besser einzuschätzen.
Story Points
Eine abstrakte Maßeinheit, die den relativen Aufwand einer Aufgabe beschreibt. Story Points berücksichtigen Faktoren wie Komplexität, Risiko und Unsicherheit. Bei Bitmade nutzen wir die weit verbreitete Zahlenfolge 1, 2, 3, 5, 8, 13 - wobei 13 den Indikator für die notwendige Aufsplittung einer Aufgabe in Teilaufgaben darstellt.

Sprint Planning

Das Sprint Planning ist ein wichtiges Ereignis in Scrum, bei dem das Team den Umfang der Arbeit für den nächsten Sprint festlegt. Der Product Owner präsentiert die höchstpriorisierten Aufgaben aus dem Product Backlog, und das Team diskutiert und schätzt den Aufwand für diese Aufgaben. Gemeinsam wird entschieden, welche Aufgaben im nächsten Sprint umgesetzt werden sollen.

Kontinuierliche Anpassung und Verbesserung

Ein wesentlicher Vorteil agiler Planung ist die Möglichkeit zur kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung. Nach jedem Sprint führt das Team eine Retrospektive durch, um den Prozess zu überprüfen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dies hilft, den Schätzungs- und Planungsprozess kontinuierlich zu optimieren.

Best Practices für die agile Planung und Schätzung

Um die agile Planung und Schätzung effektiv umzusetzen, sollten folgende Best Practices berücksichtigt werden:

Regelmäßige Aktualisierung des Product Backlogs
Der Product Backlog sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Prioritäten aktuell und relevant bleiben.
Teamorientierte Schätzung
Die Schätzung sollte als Teamaktivität durchgeführt werden, um verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
Nutzung von historischen Daten
Durch die Analyse vergangener Sprints und Projekte können Teams ihre Schätzungen verbessern und präziser machen.
Transparenz und Kommunikation fördern
Offene Kommunikation und Transparenz im Team sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und eine realistische Planung zu gewährleisten.
Berücksichtigung von Unsicherheiten und Risiken
Schätzungen sollten immer auch Unsicherheiten und potenzielle Risiken berücksichtigen, um Pufferzeiten einzuplanen und realistische Erwartungen zu setzen.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Agile Planung und Schätzung können Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere bei der Einführung in traditionellen Umgebungen oder bei neuen Teams. Das wissen wir aus eigener Erfahrung. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören ungenaue Schätzungen, Widerstand gegen Veränderungen und mangelnde Erfahrung mit agilen Methoden. Diese Herausforderungen haben wir letztendlich durch gezielte Schulungen, Coaching und die Anwendung bewährter Praktiken überwunden.

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