Kommunikation im Projektteam und mit Stakeholdern

Gebt es zu, wir alle lieben das Gefühl, verstanden zu werden. Ein Knackpunkt dabei? Exzellente Kommunikation, der heimliche Superheld jedes erfolgreichen Projekts. Und wisst ihr was? Es ist kein Hexenwerk. Mit klaren Kommunikationsstrategien und bewährten Praktiken könnt ihr ein Meisterstück an Transparenz und Effizienz schaffen. Alle Beteiligten sind informiert, die Verantwortlichkeiten verteilt und aufkommende Probleme? Die können wir flott lösen.

Die Rolle der Kommunikation im Projektmanagement

Informationsaustausch
Kommunikation öffnet die Tür, lässt Informationen fließen und verbindet Projektmitglieder, Stakeholder und andere relevante Parteien.

Klarheit und Verständnis
Formuliert eure Gedanken klar und verständlich. Damit stellt ihr sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Ziele verfolgen und wissen, was von ihnen erwartet wird. Stellt Thesen auf, formuliert Ziele und etabliert ein gemeinsames Projekt-Verständnis. Auch Fachbegriffe, Vokabeln und ein Glossar kann dabei helfen.

Konfliktlösung
Probleme gehören zum Alltag, doch dank offener Kommunikation könnt ihr bereits im Ansatz eingreifen und Spannungen professionell und sachlich lösen.

Kommunikation im Projektteam: Lasst uns an einem Strang ziehen!

Regelmäßige Meetings
Ein Team-Meeting ist keine lästige Pflichtveranstaltung, sondern eine Chance, den Fortschritt zu überprüfen, Gedanken auszutauschen und kluge Entscheidungen zu treffen.

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
Jeder im Team hat seinen Part und sollte wissen, was er beitragen kann. Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten halten die Maschinerie am Laufen.

Effektive (und richtige) Tools
Unterstützt eure Kommunikation mit hilfreichen Werkzeugen und Technologien. Projektmanagement-Software, E-Mails und Chat-Plattformen können euer Team näher zusammenbringen, egal wo ihr euch befindet. Bie Bitmade nutzen wir die Suite von Atlassian zum steuern unserer Projekte (Jira & Confluence) und Slack um permanent im Austausch zu bleiben.

Kommunikation mit Stakeholdern: Verstehen und verstanden werden

Stakeholder-Analyse
Kennt eure Gesprächspartner: Eine eingehende Stakeholder-Analyse kann dabei helfen, Bedürfnisse, Erwartungen und Kommunikationspräferenzen zu verstehen und passgenau darauf zu reagieren. 

Klare und regelmäßige Updates
Keiner möchte im Dunkeln stehen: Haltet eure Stakeholder mit regelmäßigen Updates zum Projektfortschritt auf dem Laufenden und baut so Vertrauen in euer Team auf.

Zuhören
Hört zu und nehmt euch der Anliegen und Bedenken eurer Stakeholder an. Denn auf jede Aussage folgt eine Reaktion – so ebbt kein Dialog zu früh ab.

Kommunikationsstrategien und Best Practices: Ein geschärftes Briefing

Klare und präzise Kommunikation
Klare Worte verhindern Missverständnisse. Vermeidet übermäßigen Fachjargon und drückt euch deutlich aus - 5 Minuten Klartext können manchmal Wochenlanges E-Mail-Ping-Pong vermeiden.

Feedback einholen
Holt regelmäßig Feedback von Team und Stakeholdern ein. Nur so könnt ihr garantieren, dass eure Kommunikation fruchtet und eventuelle Sorgen zeitnah ausgeräumt werden.

Krisenkommunikation
Bereitet euch auf den Ernstfall vor und entwickelt einen Plan für Krisenkommunikation. Wichtige Informationen sollten schnell und effektiv an die relevanten Parteien weitergegeben werden.

Verfeinert eure Kommunikation und macht aus Eurem Projekt ein Erfolgserlebnis!