Ressourcenmanagement im Projektmanagement

Gutes Ressourcenmanagement trägt entscheidend dazu bei, die Effizienz von Projekten zu steigern, Kosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Indem Projektmanager und Teams ihre Ressourcen sorgfältig planen, zuweisen und überwachen, können die Erfolgschancen der Projekte maximiert und Engpässe proaktiv bewältigt werden.

Was sind überhaupt Projektressourcen?

Eine Projektressource umfasst alles, was für die Durchführung eines Projekts benötigt wird. Das beinhaltet Mitarbeiter und Teammitglieder, materielle Ressourcen wie Hardware, Ausrüstung oder Technologie,  das Projekt-Budget und Zeit.

Welchen Vorteil bringt gutes Ressourcenmanagement in Projekten?

Zusammengefasst: Bessere Ergebnisse für Kunden. Eine gute Verwaltung von Effizienz, Kosten und Zeit erhöht die Qualität und kann wirtschaftliche Vorteile für alle Projekt-Parteien bringen.

Effizienzsteigerung

Durch effektives Ressourcenmanagement stellen Projektmanager sicher, dass Ressourcen optimal genutzt werden, um die Produktivität zu steigern und Verschwendung zu minimieren.

Kostenkontrolle

Eine sorgfältige Planung und Überwachung von Ressourcen hilft dabei, Kosten im Rahmen des Budgets zu halten und unerwartete Ausgaben zu vermeiden.

Zeitmanagement

Eine klare Zuweisung von Zeitressourcen und eine effiziente Zeitplanung sorgen für eine termingerechte Durchführung von Projekten.

Schritte & Aufgaben des Ressourcenmanagements

Ressourcenplanung

In diesem Schritt werden die benötigten Ressourcen identifiziert, ihre Verfügbarkeit bewertet und ihre Anforderungen dokumentiert. Dies umfasst die Planung von Personal, Ausrüstung, Materialien, Budget und Zeit.

Einige Fragen, die sich ein Projektmanager in der Ressourcenplanung stellen sollte:

• Steht der geplante Mitarbeiter in der Sommer- und Urlaubszeit für mein Projekt zur Verfügung?
• Sind unsere Drittanbieter-Software-Lizenzen für die Dauer des Projektes gültig, oder müssen diese erneuert werden?
• Kann ich für Ersatz sorgen, wenn Ressourcen kurzfristig weg fallen? (Risikoplanung- und Bewertung)?
• Ist die Server-Infrastruktur für mein Projekt geeignet, oder muss ich für eine leistungsfähigere Umgebung sorgen?
• Müssen weitere Dienstleister gefunden werden?

Ressourcenzuweisung

Nach der Planung werden die identifizierten Ressourcen den entsprechenden Aufgaben und Aktivitäten im Projekt zugewiesen. Dies kann durch die Erstellung von Ressourcenplänen und Zeitplänen erfolgen.

Ressourcenüberwachung und -kontrolle

Während des Projekts überwacht der Projektmanager kontinuierlich die Nutzung und Leistung der zugewiesenen Ressourcen, identifiziert Engpässe oder Überlastungen und trifft bei Bedarf Anpassungen.

Werkzeuge und Techniken des Ressourcenmanagements

Ressourcenkalender

Ein Ressourcenkalender zeigt die Verfügbarkeit von Ressourcen über einen bestimmten Zeitraum hinweg an und erleichtert die Planung und Zuweisung von Ressourcen. Es gibt viele Wege einen Ressourcenkalender aufzubauen, ein Gantt-Diagramm funktioniert hervorragend für den groben Überblick von Projektphasen, Abhängigkeiten und Teams zu erhalten. 

Für das “Big Picture” nutzen wir bei Bitmade die Planungs-Funktion unseres ERP-Systems für die Ressourcenplanung auf einer Zeitschiene. Urlaube, Abwesenheiten, Projektzuweisungen und Auslastung des Teams haben wir so immer im Blick! Danke MOCO!

Ressourcenattributionsmatrix

Eine Ressourcenattributionsmatrix ist ein Tool zur Zuweisung von Ressourcen zu bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten im Projekt und ermöglicht es, Ressourcenengpässe oder Überlastungen zu identifizieren. Redundante Skillsets im Team und ein solider Dokumentations-Prozess können hier schnell Abhilfe schaffen.

Earned Value Management (EVM)

EVM ist eine Methode zur Überwachung und Kontrolle der Leistung eines Projekts basierend auf dem Wert der geleisteten Arbeit im Vergleich zu den geplanten Kosten und Zeitrahmen. Regelmäßiges Reporting kombiniert mit stark ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten der Projektleitung können für diese Methode Gold wert sein. Risiken werden schnell erkannt, Entscheidungen können belastbar und durch Daten verifiziert getroffen werden - ohne, dass Projekt in Gefahr gerät oder unwirtschaftlich wird.